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浅谈涉案企业合规体系建设的基本步骤

自2020年3月由最高人民检察院主导开展涉案企业合规试点改革工作以来，试点检察机关积极探索合规机制，并形成了相应的规范制度与案例。2021年6月，最高人民检察院等部门联合发布《关于建立涉案企业合规第三方监督评估机制的指导意见（试行）》，并于2021年6月、12月、2022年8月发布三批合规典型案例。经过两年的试点，涉案企业合规改革试点取得积极成效，探索建立了一套涉案企业合规运行机制、初步形成了企业合规第三方监管合力、依法办理了一批合规案件、积累了丰富的理论研究成果、凝聚了各方面的改革合力，为全面推开改革试点奠定了坚实基础。2022年4月2日，涉案企业合规改革试点在全国检察机关全面推开。最高人民检察院等九部门于2022年4月19日联合出台了《涉案企业合规建设、评估和审查办法（试行）》（以下简称《办法》）。
笔者根据官方文件、典型案例和本所参与的司法实践，就涉案企业合规建设的基本步骤进行初步探索。
涉案企业合规建设是指涉案企业针对与涉嫌犯罪有密切联系的合规风险，制定专项合规整改计划，完善企业治理结构，健全内部规章制度，形成有效合规管理体系的活动。笔者认为，涉案企业合规体系的建设可以分为五个基本步骤。
一、建立合规保障机制
建立保障机制是企业合规工作顺利进行的前提和保障，是关乎合规工作能否持续进行的关键一步。企业保障机制的建立包括三个方面：1.组织保障；2.制度保障；3.物质保障。
其中，制度保障包括两方面，一是为了合规组织履职的需要，建立保障本次合规良好运行的合规管理机制，包括制定合规宪章，合规激励政策。二是针对合规风险防控，通过制定合规管理规范、弥补监督管理漏洞。为保证结构的完整性，该部分笔者将放在制度建设部分详细讲解。
1. 组织保障。《办法》第四条规定，涉案企业一般应当成立合规建设领导小组，由其实际控制人、主要负责人和直接负责的主管人员等组成，必要时可以聘请外部专业机构或者专业人员参与或协助。本条即约定涉案企业在具体合规建设前应保证有充分的组织保障。
实践中，企业往往会聘请第三方服务团队予以协助整改，同时，企业根据自身规模大小，设立合规部门或者合规专员。大型企业可成立合规部门，小型企业可设置合规专员。合规管理部门或者合规专员的职责主要是，与企业合规服务团队紧密协作，全面分析研判合规风险，结合并行业合规建设指引，研究制定专项合规计划和内部规章制度。
本阶段的重难点为企业内部合规专员或合规部门人员的选择。由于合规专员或合规部门享有对公司经营管理监督权，对公司的治理层的决策有着较大的影响，同时，因合规专员或合规部门职位的特殊性，只有具备相关专业的人员才能选任，可能造成企业尤其是家族企业的权力分散与制约。实践中，某些企业虽然设置合规专员或者合规部门，但对于权力的分散与制约较为敏感，虽规定合规人员拥有公司最高监督管理权，然而并未实际执行，导致合规工作不能得到有效进行。
2. 物质保障。《办法》第九条规定，涉案企业应当为合规管理机制的有效运行提供必要的人员、培训、宣传、场所、设备和经费等人力、物力保障。本条主要指，除了上述组织保障以外，企业还应当保证有充足的资金预算，保障合规整改工作顺利进行。实践中，涉案企业是否有充足的人力、物力、财力保障合规整改工作完满进行是检察机关决定涉案企业是否启动合规工作的考量因素之一。因此，我们应协助企业结合合规整改的时间，规模等因素，制定相应的预算方案，提供充足的资金保障合规工作有效进行。
二、梳理风险，制定计划
所谓风险梳理，即通过了解公司基本情况、经营情况、业务情况，制度管理等信息，结合本次犯罪的原因，梳理企业现有的合规风险源和合规风险情形清单，为下一步制定合规计划提供基础。
《办法》第十四条第一款规定，第三方组织对涉案企业专项合规整改计划以及相关合规管理体系有效性的评估，重点之一是对涉案合规风险的有效识别、控制。风险点的识别与评估是合规整改工作的前提和基础，只有前期准确识别风险，找准病因，后期的整改落实才有实效。因此，本阶段我们主要需要做的是，根据企业经营情况、犯罪原因、业务流程，剖析企业各个业务流程出现的问题，并通过梳理上述风险点，制定出符合企业自身发展、能够有效防止犯罪发生的合规整改计划。
实践中，我们主要进行如下工作：
1. 合规调查。这里说的合规调查仅指涉案合规的调查，而非企业全面合规时所进行的调查。采用审阅资料、访谈工作人员、实地调查等调查方式对公司基本情况、经营管理、业务情况、法律风险等方面进行合规调查，全面梳理公司的情况。
需要注意的是，合规调查与尽职调查并非一个概念。尽职调查也叫“审慎调查”，是指对目标公司的资产和负债情况、经营财务情况、法律关系以及目标公司面临的机会与潜在风险进行的一系列的调查。合规调查则是需要依据企业涉案情况，通过对企业采购销售、业务审批、人事管理等主要内控流程的调查，剖析企业构成犯罪的问题以及合规风险。合规调查主要是围绕涉案领域重点调查，如涉案企业若涉嫌税务类犯罪的，则重点调查企业财务审批、财务监督、税务申报、发票管理等事项，兼顾企业主营业务的安全生产审查。因此，我们在合规调查时，不能按照常规尽职调查的工作思维展开，那样可能梳理出的风险点没有针对性，无法达到预防犯罪再次发生的效果。
2. 梳理风险点。合规调查结束后，我们对于企业的经营模式，风控流程等有了较全面的了解。接下来需要做的是，基于了解到的情况，结合涉案情况，梳理公司的合规风险点，全面列出企业合规风险清单，并形成企业合规风险清单或企业合规风险评估报告。
需要注意的是，经过调查，我们会发现企业经营业务中有各方面的合规风险，但由于我们属于涉案企业专项合规，合规整改时间有限，且有的风险并非短时间可以完成并卓有成效，因此，短时间内不可能所有的风险点都能整改完毕。这就需要我们对风险点进行分析和评估，直接导致涉案犯罪结果发生的，应当评价为重大风险，此类合规风险是我们合规整改的重点；对于并非本案发生的原因，但属于企业主营业务领域的重大风险，不整改可能会有严重刑事风险的，可以在确保整改时间充足的情况下予以整改。以物流企业涉嫌虚开增值税专用发票为例，我们应当重点评估企业在采购与销售、内控审批等流程中，关于开票、收票、缴纳税款等事项的管理中是否存在引起犯罪发生的风险点。同时，由于物流企业的主营业务系运输，故在梳理完涉案领域风险后，可以在审查其安全生产方面是否存在重大风险。并根据合规时间、企业实际情况，提出针对性的整改方案。
3. 制定专项合规计划。专项合规计划，是相对于全面合规计划而言的。所谓专项合规计划，就是指企业或者企业聘请的合规服务团队针对企业涉案情况而制作的合规计划。
有效的合规计划，应当达到建立合规管理体系的双重目的：
（1）企业合规是实现公司治理的重要手段，打造有效合规计划就是建立一套确保企业依法依规经营的管理机制，该机制能够有效预防犯罪发生，对于涉案刑事法律风险能够有效防控。
（2）要保证企业在面临执法检查时，获得监管激励或者刑法激励，企业依据有效的合规，切割个人与企业的行为，从而有效切割责任，从而最大限度避免或者减少企业合规风险。
协助企业打造专项合规计划，应当注意三个方面：
（1）本项目属于涉案专项合规而非全面合规，因此要避免大而全的全面合规计划，应根据企业涉案情况，打造专项合规计划；
（2）制定的合规计划要根据企业性质、经营业务以及主要风险，打造一种以防控风险为中心的合规计划。
（3）要注重合规计划的有效性、合法性与可行性。要根据合规整改的周期、时间，结合整改措施的难易程度，科学规划整改时间，切实有效地发挥合规风险的效用。
本阶段，主要形成的书面材料有：
（1）《合规调查报告》；
（2）《风险评估报告》《整改措施建议》等文件；
（3）《专项合规计划》等。
三、制度建设
所谓制度建设，是指根据企业具体情况，搭建涉案企业专项合规政策体系。合规政策在企业合规体系中扮演着“实体法”的角色，相当于国家法律体系中宪法、刑法、民法等概念。一个有效、完整的专项合规政策体系应包含合规的各项主要内容，如合规理念、合规组织体系、企业业务领域合规管理制度、合规考核制度等等。实践中，我们主要做三方面的工作：
1. 制定合规宪章。合规宪章是整个合规政策体系的根本政策，居于最高地位，相当于国家法律体系中“宪法”的地位，因此非常重要，是合规政策体系中必不可少的一部分。实践中，合规宪章一般包括两份文件，一是公司章程，二是合规管理办法。公司章程为公司合规工作提供最高指引，确立合规工作的地位，载明了公司合规的基本理念、基本原则等原则性、框架性事项，规定得较为抽象，不具有可操作性。合规管理办法相较于公司章程，其规定得更加细化，更具有实操性，为本次合规工作提供具体的操作细则，一般应当包括公司合规管理组织、董事会及高管、各分公司、各部门管理人员的合规职责等内容。
2. 建设合规经营管理体系。合规经营管理体系，主要包括企业各业务管理部门管理制度，相当于法律体系中“宪法”“刑法”“民法”等部门法。建设合规经营管理体系是制度建设的重点与难点，不仅要求我们新设立的制度能够有效防范企业合规风险，还要求制定的制度具有针对性、可行性与长效性，能够保证企业今后的经营管理中形成常态化管理体制。这就需要我们一方面需要在企业内部治理方面找准风险发生的环节，另一方面要穷尽国家法律法规、行业标准、商业习惯等等，两者相结合，才能形成具有企业特色的业务部门合规管理政策。实践中，一些合规失败的企业，原因之一系律师为其制定的合规政策过于宽泛，不具有针对性或者可行性，导致“刑事合规”变为“形式合规”，无法通过检察机关的验收与评估，进而合规失败。
3. 建立合规考核制度。企业要想合规成功，首先要做到全体职工对本项目的重视与支持，全员合规理念的形成也是后期检察机关评估合规工作成功与否的考核要素之一。
所谓合规考核制度，是通过制定一系列奖惩政策，督促公司全体人员对合规工作高度重视，提高合规意识，在自己岗位上能够合规工作，为企业形成合规文化提供制度基础。实践中，合规考核制度的建设应当包括两个方面：
一是全流程的合规监控，即公司管理层、合规管理部门对于公司经营管理事项的监控，对于存在违规行为的环节实行合规一票否决制。关于这部分的建立，我们可以将其内化至各个业务管理制度中，明确监控办法与责任人员。
二是针对合规工作本身建立相关考核制度。
实践中，我们主要协助企业建立两方面的专项考核制度：
（1）合规绩效评价机制。合规绩效评价机制实则是将合规工作纳入到员工月度绩效或年度绩效考核中，根据不同业务部门，不同的职责，制定个性化的绩效考核标准，督促员工主动合规。
（2）建立实时举报制度，也即“吹哨人制度”。实行24小时举报机制，开放电话、匿名信箱、网络举报等途径，搭建多途径的举报平台，对举报人采取严格保护和奖励。
四、整改落实
整改落实，顾名思义，就是将上述合规制度实效化，从“纸面合规”阶段到“实质合规”阶段进行转化。企业是否整改到位，上述合规制度以及绩效评价机制等是否能够正常运行，是评估本次合规成功与否的重要因素，本阶段是整个合规整改工作的重中之重。我们所需要做的，即是督促企业按照设计的相关制度、流程一一落实整改，并及时予以反馈。实践中，我们主要协助企业落实两方面的整改：一是企业员工合规意识的提升。二是将合规政策体系实效化。
1. 提升合规意识。合规意识的提升是整改工作的前提和基础，只有全员自愿合规、主动合规，才能有效推进合规工作有效进行、常态化开展。我们主要协助企业：
（1）采用合规启动仪式等多种方式，让全体职员了解企业即将开展合规建设工作，提升员工的重视度。
（2）要求全体员工签署合规承诺书，承诺书应包含员工自愿遵守法律，遵守公司管理制度等内容。
（3）开展合规培训，包含全员培训以及专项培训。根据公司的业务领域、涉案领域开展合规培训。
以物流企业涉嫌虚开增值税发票为例，企业首先需开展涉税相关的专项培训，让财务人员增加财税相关知识，能够区分合理避税与违法犯罪的界限，提高其业务领域内合规意识。同时，考虑到企业属于物流运输行业，其安全生产领域风险不容小觑，企业还应组织全员安全生产培训，普及业务领域安全生产基本知识，提升安全生产合规意识。有条件的，还可根据自身运输的种类，如大件运输企业，组织驾驶作业人员专项培训该行业领域的安全知识，安全操作规程等等。
合规培训是提升员工合规意识的有效手段，因此，我们在协助企业落实培训工作时要予以重视，注重培训后的实效，可通过访谈相关人员、组织专项知识测试等方法进行意识测试，评估员工合规意识是否提高。相关访谈问卷、测试试卷后期也可作员工意识提升的依据。
2. 落实合规管理制度。本阶段是将合规经营管理的内控政策落实到行动的具体表现，具体包括合规管理办法中合规管理部门，各管理层人员的合规职责的落实，新设立、优化的业务管理流程、合规风控流程的落实，以及合规考核机制的有效执行等等。实践中，我们一方面需要及时督促企业内部合规管理部门严格按照合规时间落实整改，并及时听取合规管理部门的反馈，若某一流程对于企业不适用或者无法达到合规目标的，应当及时制定整改方案予以调整；另一方面，应督促企业在每一个整改阶段中，注重保留整改痕迹，比如审批过程、监管过程中留有的单据。在整改结束后，上述留痕材料需要分类整理，形成合规整改工作台账或整改工作记录。我们作为企业聘请的合规服务人时，也应保存相关整改工作痕迹，形成整改工作记录作为自己工作成果的体现。
五、测试验收
这里所说的测试验收，并非指检察机关在企业合规结束后组织的最终验收大会，而是企业整改落实后，选择公司新承接的业务，在合规整改期间，走完企业合规风控流程，以测试新建立的制度、流程是否运行完好、是否存在漏洞、是否具有可操作性和实效性的一步。测试验收实质上属于整改落实的延伸步骤。由于我国合规实践中，给予企业合规整改的时间一般为3至6个月左右，周期较短，一些企业因为时间有限，加上疫情期间承接的业务量较少等原因，可能在完成整改落实阶段即进行最后的验收。
因此，我们在协助企业进行整改落实，应根据企业整改情况，结合整改时间、整改条件、外部环境等因素，决定是否要进行测试验收，没有充分条件的企业，可不必强求测试。实践中，测试验收主要包括两方面，一方面合规风控流程测试的验收，这是验收的核心和重点。另一方面为员工合规意识测试的验收。该测试主要是为后面最终验收大会而服务，相当于企业先自测是否已经达到合规目标，若没有达到合规目标，则需要再一次进行落实整改。
1. 流程测试。即测试新制度、新流程在企业实际经营中的实际效果。实践中测试方法主要有，企业选择一到两项新接的业务，从接收、签订合同、内控审批、业务实施、业务竣工等全阶段均使用设立的新流程。观察新制度、新流程是否达到风险防控的效果，是否运行良好，是否能够形成企业常态化合规建设机制。
2. 意识测试。即对企业员工合规意识提升与否进行测试。实践中测试方法主要有
（1）在每次专项或全员培训后，企业将根据培训的内容设置试卷，由参训人员参与考试，并规定合格分数线，以参训员工是否已基本掌握合规知识。
（2）企业合规部门或第三方合规监管人可对相关员工进行谈话、询问，就合规知识，合规重要性等相关信息提问员工，测试其是否已掌握相关知识。
根据测试和验收结果，决定是否恢复第四步。
结语
企业合规体系的建设应注重企业自身的现实需求，保障企业合规管理制度的有效落实。同时，在进行相应合规建设时，应注重建立长效的合规机制，确保企业的合规管理制度能够根据市场变化而适时进行调整。
如上所述，律师协助企业进行涉案合规有两种方式，一种是受检察机关的指派，为本次合规工作的第三方合规监管人。一种是受涉案企业委托，为企业合规整改提供专项服务。不同的角色，所做的工作略有不同。以及律师、企业之间的工作分工也有差异。因此，律师在承接企业合规项目后，应明确自己属于监管人角色对企业进行监督，还是服务人角色全程为企业提供服务。

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