怎么在涉外合规中做好KYC调查? |
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在涉外法律合规实务中，国际贸易合同中通常会出现这样一条“要求中国企业遵守其ESG标准以满足KYC要求”。其中ESG标准是一种评估企业在环境（Environmental）、社会（Social）和公司治理（Governance）三个方面绩效的框架，在此不细作分析，但是KYC（Know-Your-Customer）就是个极为常见的专业术语了。KYC代表“了解你的客户”，是金融机构和其他合规实体在进行业务交易之前必须执行的一系列程序，以便了解其客户的身份、背景和风险特征。其实质为对客户信息的一种尽职调查，内在含义是为了阻止、发现和报告洗钱活动。
在为企业客户提供法律服务时，律师事务所需要进行企业KYC以确保客户合规，并了解客户的实际需求。通常而言，KYC要求调查了解的信息包括客户的姓名、地址、年龄、出生日期、有无制裁记录、是否为“政治公众人物”（PEP）、ESG合规记录等等。比如在美国，KYC一般包括三个步骤，即客户识别程序(Customer Identification Program), 客户尽职调查(Customer Due Diligence) 和深入尽职调查 (Enhanced Due Diligence)。
以依据开曼群岛法律设立的私募投资基金为例，律师需确认以下信息：首先，查明投资实体和中间实体的身份真实性；其次，穿透到实际控制/管理者来明确投资人/实体的管控状态；再看最终受益人的利润分配方案；最后重要的点在于原始资金的来源确认，个人收入和公司收入的要求也各不相同。
再以香港公司合规注册来看需要重点关注的问题，律师一般要对这些资料和内容进行审核：在香港公司层面，要了解其主营业务、主要经营地址、业务往来国家、资金来源、年预计营业额等；在董事股东层面，要核验其身份真实性，要求其提供个人住址证明、手持证件照片、填写KYC并签字确认等。
一般情况下，需要通过金融机构从客户方收集相关信息，包括身份证明、地址证明、联系方式等。这通常包括护照、驾驶执照、身份证等文件。收集完成后进一步对客户提供的身份证明文件进行验证，确保其真实性。这可以通过在线身份验证服务、公共数据库、政府机构等方式进行。在信息和资料核对方面，可以基于国际制裁名单以及合规数据库（如诉讼记录）进行身份核查程序。
此外，还需了解客户的背景和业务活动，包括其职业、职位、经济状况、业务类型等。一些客户可能在多个国家开展业务，涉及多个法律体系和管辖区域。了解和核实这种跨境业务的背景和结构可能会很复杂。但这有助于评估客户的风险水平，如法律风险、信用风险、关联风险等。
同时通过自动化工具来建立监控系统，定期监视客户的交易活动，以检测是否有异常或可疑的行为、是否受制裁或涉及任何负面新闻、交易是否涉及敏感国家或地区等。进行定期的持续监控，也是为了确保客户信息的准确性和及时性，客户情况随时可能会发生变化，需要及时同步更新。在合规审计和监管要求方面，妥善保存客户的相关文件和信息，以备将来需要。
值得注意的是，在美国，满足KYC要求通常还涉及遵守《美国银行保密法》（Bank Secrecy Act，BSA）以及《美国爱国者法案》（USA Patriot Act）等法律法规，以防止洗钱、恐怖主义融资等非法活动。律师还可以根据AML反洗钱手册（Anti-Money Laundering）的操作指南识别客户的可疑活动，以确保其可以通过合规审核和尽职调查。
另外，KYC文件一般都要求是“见证复印件”(Certified Copy)，这是指由专业律师/会计师根据本人亲眼所见，提供此复印件是原件的真实复印件的背书/声明，但该背书并不证明原件的真实性和有效性。见证和公证得明确区分开，与基金投资相关的KYC并未要求去专门的公证机构付费做文件公证，对文件的真实性和有效性予以证明。
总而言之，律师需要确保自己的KYC程序符合当地相关法规、监管要求和国际法规，以避免可能的法律风险和罚款。并且需要确保客户的个人和商业信息得到妥善保护，防止信息泄露和滥用。最终，根据KYC调查的结果，生成包含风险提示的尽职调查报告，以便管理层做出决策，为客户进一步提供专业的涉外合规法律服务。
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